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Introducción

Muchos son los proyectos que tienen problemas al momento del cierre: productos que no satisfacen las exigencias del cliente, listas interminables de temas pendientes, calidad deficiente, usuarios desconformes.

A la hora de atribuir los errores, tendemos a pensar que los mismos se deben a la deficiencia en su ejecución: desvíos en la realización de las tareas por parte del equipo, falta de compromiso de los usuarios, inadecuada gestión por parte del gerente de proyectos…

Sin embargo, son muchas las ocasiones en que el problema tiene su origen mucho antes, en el proceso mismo de iniciación del proyecto.

Los problemas aguas arriba

Para entender la causa de estos problemas, y aprender a evitarlos a futuro, conviene muchas veces repasar el inicio del proyecto.

La etapa de inicio de un proyecto es el momento para definir el objetivo del mismo, quienes serán los interesados y quién tendrá la responsabilidad sobre su entrega.

 Algunos factores a tener en cuenta en el proceso de inicio son:

  1. Conocer los objetivos organizacionales y del negocio: Conocer la clase de negocio, la necesidad subyacente y el contexto en el cual el proyecto surge nos permite entender la motivación del proyecto
  2. Validar que el proyecto se alinee con los mismos: un proyecto tendrá valor si lo que genera es valioso para la organización. Y esto sólo se logra si existe alineamiento entre lo que la organización requiere y el proyecto busca generar. Si un proyecto está desalineado, o es contrario a los objetivos de la compañía, probablemente se cancele, o sus resultados no serán los esperados.
  3. Dedicar tiempo a la contextualización y análisis de alternativas: En el momento de iniciar un proyecto es útil evaluar alternativas para su realización: es necesario construir o puede comprarse ya hecho? Hay tecnologías superadoras y con un menor costo? Cuan sostenible es el producto que estamos generando? El análisis de alternativas nos permite validar que el proyecto es la mejor solución para la necesidad planteada. También nos brinda la información necesaria para poder tomar decisiones.
  4. Evaluar adecuadamente a los interesados: Los proyectos tienen siempre un público objetivo. Conocer quienes se verán impactados por los resultados de los proyectos es esencial para la planificación y gestión de sus expectativas. Un relevamiento incompleto de los interesados puede llevar a numerosos problemas en las etapas de ejecución y cierre.
  5. Relevar riegos, consideraciones y limitaciones de alto nivel: La gestión de los riesgos de un proyecto debe ser realizada desde su inicio. La evaluación a conciencia de los riesgos puede llevar a cambiar totalmente la estrategia de planificación y ejecución del mismo

Por último, es bueno recordar que no hay peor error que ejecutar un proyecto que nunca debería haber arrancado. Pasar por una buena instancia de iniciación será clave para lograr el éxito en las etapas subsiguientes.

Autor: Ing. Ezequiel Kahan – Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción sin el expreso consentimiento del autor.

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