Hablemos de Kanban

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Hablar de Kanban siempre es un poco dificil porque Kanban puede significar muchas cosas ditintas.

Hay quienes (todavía creen que ) Kanban es sinónimo de tableros para gestión visual (en su visión más simplista, tener 3 columnas y mover papelitos). A ese tablero lo denominan «tablero Kanban» 😮. Dentro de esta variante, está quienes creen que «hacer Kanban» es tener un tablero en Trello u otra herramienta de gestión de flujo visual.

Como creo que realmente el valor y campo de aplicación de Kanban es mucho mayor, te comparto algunos conceptos que pueden serte de utilidad

En principio, Kanban es un concepto que está intimamente relacionado con la filosofía Lean la cual, en pocas palabras, lo que busca es (de acuerdo a Womack, uno de sus creadores) «crear más valor, con menos recursos, eliminando desperdicios».

KANBAN EN MANUFACTURA

Los que venimos de áreas industriales conocemos Kanban desde años. En manufactura, Kanban es el sistema de calendarización desarrollado por Taiichi Ohno para mejorar la eficiencia en Toyota. Usa tarjetas que, para mayor confusión, se llaman Kanban.

En Toyota se establecieron 6 principios para su utilización:

  • Cada proceso emite solicitudes (kanban) a sus proveedores cuando consume sus suministros.
  • Cada proceso produce de acuerdo a la cantidad y secuencia de las solicitudes entrantes.
  • No se fabrican ni transportan artículos sin una solicitud.
  • La solicitud asociada a un artículo siempre se adjunta a él.
  • Los procesos no deben enviar artículos defectuosos, para garantizar que los productos terminados estén libres de defectos.
  • Limitar el número de solicitudes pendientes hace que el proceso sea más sensible y revela ineficiencias
Kanban_principles.jpg: Jean-Baptiste Waldner derivative work: Jbarta – Este archivo está derivado de : Kanban principles.jpg

KANBAN EN SERVICIOS

David Anderson, define el «método Kanban» como un enfoque para el cambio incremental y evolutivo de procesos y sistemas organizacionales. Establece además un conjunto de 6 principios

PRINCIPIOS DE GESTIÓN DEL CAMBIO

  • Empieza con lo que hace ahora. 
  • Acuerda perseguir la mejora a través del cambio evolutivo.
  • Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles. 

PRINCIPIOS ORIENTADOS AL SERVICIO

  • Comprender y centrarse en las necesidades y expectativas del cliente. 
  • Gestionar el trabajo; dejar que las personas se organicen a su alrededor. 
  • Revisar periódicamente la red de servicios y sus políticas para mejorar los resultados. 

y también un conjunto de práctica para llevarlo a la práctica

  1. Visualice (el trabajo, el flujo de trabajo y los riesgos comerciales). 
  2. Limitar el WIP. 
  3. Gestionar el Flujo. 
  4. Hacer Políticas Explícitas. 
  5. Implementar Bucles de Retroalimentación. 
  6. Mejorar Colaborativamente, Evolucionar Experimentalmente (usando modelos y el método científico)

Según la guía Kanban (con la que últimamente vengo coincidiendo bastante!!!) Kanban es: una estrategia para optimizar el flujo de valor a través de un proceso que utiliza un sistema visual basado en traccionar (pull).

La guía Kanban es muy prágmática y abierta. Establecer sólo 3 prácticas

  • Definir y visualizar el flujo de trabajo
  • Gestionar activamente los elementos en un flujo de trabajo
  • Mejorar (optimizar) el flujo de trabajo

La comprensión explícita del flujo de trabajo entre los miembros de un sistema Kanban suele estar contenida en una definición de flujo (DoW), la cuál, de acuerdo con la guía debe tener como mínimo:

  • Una definición de las unidades individuales de valor que se mueven a través del flujo de trabajo.
  • Una definición de cuando se inician y terminan los elementos de trabajo dentro del flujo de trabajo.
  • Uno o más estados definidos que los elementos de trabajo fluyen de un inicio a otro. Cualquier elemento de trabajo entre un punto iniciado y un punto terminado se consideraTrabajo en Progreso(WIP).
  • Una definición de cómo se controlará el WIP desde el inicio hasta el final.
  • Directivas explícitas sobre cómo los elementos de trabajo pueden fluir a través de cada estado de un inicio a otro.
  • Una expectativa de nivel de servicio (SLE), que es una previsión de cuánto tiempo debe tardar un elemento de trabajo en fluir de un inicio a otro.

EL APORTE DE VALOR DE KANBAN

Más allá de la definición, creo que Kanban puede dar MUCHÍSIMO valor a las organizaciones. Si tenemos en cuenta que las organizaciones son, ni más ni menos que un conjunto de servicios interrelacionados, la aplicación de Kanban puede alcanzar a:

  • Areas de atención al cliente
  • Equipo de soporte o provisión de servicios internos, incluyendo a
    • Auditoría
    • Capital Humano
    • Compras
    • Infraestructura
    • Legales
    • Ofimática
    • Tecnología
  • Gestión de portafolios estratégico
  • Gestión de portafolio de innovación
  • Equipos de proyectos predictivos
  • Equipos de proyectos adaptativos (que, por ejemplo, usan el marco Scrum)
  • Equipos de productos

Entre las ventajas del acercamiento están:

  • Incrementa la claridad respecto al aporte de valor del servicio
  • Fomenta la autonomía de los equipos
  • Incrementa el aprendizaje y la motivación
  • Ayuda a tener gobierno del servicio, a través de la visualización, gestión y mejora del flujo, y usando métricas simples y muy poderosas como Cycle Time, Troughput, WIP y Aging

¿POR QUÉ KANBAN AHORA MÁS QUE NUNCA?

Si bien vengo trabajando con Kanban y Lean hace casi 20 años, creo que hoy en día en las organizaciones hay mucho más permeabilidad a la idea de mejorar procesos y servicios a través y para las PERSONAS.

¿Y eso por qué? Bueno, hace unos años atras, los intentos de extender Lean Management en muchas organizaciones grandes no dieron los resultados esperados y dejaron la sensación de que Lean en general, y acercamiento como Kanban en particular eran sobre:

  • Eficiencia de costos y reducción de personasl
  • «Controlar» al detalle cada paso de cada proceso (claramente una cosa es «métodos y tiempos en una fábrica, y otra muy distinta un servicio interno).
  • Poner «green belts» y «black belts» a imponer un modo de trabajo en los equipos que no se sostenía.

Por el contrario, hoy en día creo que se entiende mucho mejor que

  • Trabajar en la cultura hace la diferencia.
  • Hay que centrarse en el cliente y en la generación de valor.
  • Con las personas, todo. Sin las personas, nada.

Si te interesa seguir explorando Kanban, seguime, porque voy a estar compartiendo ideas y conceptos al respecto. Y si pensas que vale la pena intentar la mejora organizacional (de un proceso, de un servicio, de la gestión de tu portafolio de iniciativas), contactame y charlamos más al respecto!

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