Sobre la complejidad en las organizaciones

Sobre la complejidad en las organizaciones

Cuando doy charlas o realizo actividades formativas de introducción a la agilidad, en general suelo dar una pequeña introducción al concepto de la complejidad. La agilidad y la complejidad son dos conceptos vinculados: los problemas de naturaleza compleja suelen agilidad para su resolución.  Al hablar de complejidad, me es útil tomar como referencia el Marco Cinefyn. El mismo fue desarrollado por Dave Snowden en el 1999, basandose en conceptos de gestión del conocimiento y estrategia organizacional. Si bien no es el único acercamiento existente sobre el tema, me resulta bastante sencillo de explicar y, por el feedback que recibí, fácil de entender.

Lo que el marco Cinefyn permite es definir y diferenciar distintos modos de abordar y resolver problemas, teniendo en cuenta la naturaleza y el contexto de los mismos.

El marco cynefin tiene 5 cuadrantes y 4 categorías de problemas en 4: simple (a veces mencionados como claros u obvios), complicado, complejo y caótico.

Tener en claro las diferencias que tienen entre sí los distintos tipos de problemas nos permite reducir las ambigüedades que, desde el punto de vista de los resultados, pueden llevarnos a ser menos efectivos.

La primer categoría es la de los problemas simples. Un problema es simple cuando la relación entre causa y efecto es lineal. Por ejemplo, abrir una canilla para obtener agua es simple. Dependiendo del mecanismo de accionamiento de la canilla, existirá una mejor práctica para abrirla. Será cuestión identificar el tipo de canilla del que se trata (no es lo mismo una canilla de apertura por giro, que el accionamiento por una palanca o por un sensor), y simplemente abrirla!

Canilla Comun en Mercado Libre Argentina

Para la enorme mayoría de las situaciones, alcanzará con realizar la siguiente rutina: ver la canilla, clasificarla y abrirla.

La segunda categoría es la de los problemas complicados. Sí, aunque a muchos les complique la vida, el mundo no está lleno sólo de problemas simples. Un problema es complicado cuando la relación entre causa y efecto es indirecta. En general, hay más variable en juego que en un problema simple, e influencia de las mismas entre sí. Para resolver un problema complicado, se requiere analizar estas relaciones. Ahí es donde la experiencia y el conocimiento previo pueden ayudar. La mayoría de las personas formadas en algún dominio, son capaces de resolver situaciones complicadas del mismo. Cuando pienso en cuestiones complicadas, muchas veces pienso en cuestiones de naturaleza técnica. Por ejemplo, dimensionar una estructura, comprender una nueva normativa, o descubrir el funcionamiento de una bicicleta (que no es lo mismo que aprender a manejarla!) suelen ser actividades complicadas.

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En la práctica, pueden existir múltiples formas de resolver un problema complicado. Es decir, el análisis no siempre converge en las mejores prácticas, pero sí en las buenas, que conforman el cuerpo de conocimiento integrado de los expertos.

Si comparamos los problemas simples y complicados vemos que tienen similitudes

  • Por un lado, ambos tipos de problemas son “ordenados”.
  • Existen prácticas específicas que ayudan a lidiar con el problema
  • El conocimientos previo, así como el expertise, nos ayudan a encontrar soluciones

Pero también tienen claras diferencias:

Responder de una forma adecuada a procesos, proyectos e interacciones simples, no es lo mismo que hacerlo a complicadas.

Por ejemplo: colocar una figura de encastre en el orificio que le corresponde requerirá de cierto tipo de habilidades y conocimientos, mientras que la determinación de la distribución probabilística que mejor se ajusta a un conjunto de datos, otras bien diferentes.

En el primer caso, para poder llevar adelante la tarea, utilizaremos nuestra capacidad de categorizar, mientras que en el segundo, será necesario detectar que estamos ante un problema probabilístico, llevar adelante un análisis y generar una respuesta correcta.

El tercer tipo de problema es el complejo. Frente a la complejidad puede llegar a ser imposible encontrar una relación causa efecto “a priori“. Por lo general, suelen ser situaciones impredecibles. La cantidad de variables en juego suele ser muy grandes y, además, existir relaciones dinámicas entre ellas (es decir, que van variando a lo largo del tiempo).

Si bien a veces utilizamos los términos “complejo” y “complicado” de forma indistinta, el marco Cynefin hace una distinción clara entre ellos. Cuando nos encontramos frente a un problema complicado, podemos contar para su resolución con nuestro conocimiento técnico. En la educación tradicional, se nos forma para ser expertos en nuestro dominio. Cómo mencioné en el ejemplo de la distribución probabilística de más arriba.

En el caso de la complejidad, la misma está caracterizada por la dificultad en encontrar una relación directa entre causa y efecto. Este es un escenario donde nuestro conocimiento previo no suele dar ayuda. En estos casos, el mejor enfoque suele ser el experimental: probar, analizar el resultado y adaptar nuestra respuesta. Por ejemplo, cuando un director de teatro quiere lograr que el actor interprete un texto de una forma determinada, lo que suele hacer es pedirle que se acerque al mismo de diferentes formas, hasta hallar la respuesta que mejor se adapte al guion. Aún cuando el director y el equipo de actores tenga muchísima experiencia escénica, la enorme cantidad de variables en juego (interacción entre actores, interpretación personal del texto, variables del contexto) etc. hace imposible otro acercamiento.

Intentar lidiar con la complejidad con herramientas conocidas o preestablecidas suele conducirnos a resultados no satisfactorios. Pero aplicar prueba y error en dominios simples o complicados, resultará en desvíos, mayor costos, etc.

El último de los tipos de problemas del marco es el caótico. El mismo está caracterizado por una cantidad tan grande de variables conectando la causa y el efecto, que suele ser imposible encontrar una relación entre las mismas. Típicamente la respuesta más acertada ante el caos suele ser la acción. Es lo que sucede cuando, por ejemplo, se asiste a un estadio para participar de un evento, y luego todos los asistentes se retiran. Establecer una “ruta optima” de salida suele ser imposible, porque se superpone con las rutas de todos los demas asistentes. La mejor estrategia suele ser “dejarse llevar” por la marea de gente, los cuales siguen un patrón específico, pero de muy dificultoso control, hasta llegar a la salida.

Por último, es importante destacar que en todas las organizaciones existen los 4 tipos de “problemas”. Siempre será posible identificar tareas o proyecto de naturaleza simple, complicada, compleja y caótca. Aplicar el modo de pensar adecuada a cada tipo uno nos ayuda a ser más efectivos. Lo contrario sucederá si intentamos aplicar un patrón de respuesta equivocado: si en el desarrollo de un producto innovador intentamos planificar y predecir los resultados con excesivo detalle, dificilmente encontremos la respuesta que buscamos. Si en un proyecto de construcción de un edificio aplicamos un enfoque empírico, decidiendo en el momento que materiales usar, cual es la mejor ubicación de la obra, etc. será más difícil obtener resultados adecuados.

El marco cynefin nos enseña que diferentes problemas requieren diferentes acercamientos. Teniéndolo presente y así ajustando el abordaje a la necesidad, podremos llevar adelante nuestras iniciativas organizacionales con mayor probabilidad de éxito.

 Autor: Ing. Ezequiel Kahan – Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción sin el expreso consentimiento del autor.

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